Tata Kelola Teknologi Informasi

Dalam penggunaan TI perlu adanya tata kelola guna menjadikan TI lebih bermanfaat dan lebih terarah pada masing-masing fungsinya, adapun definisi dari tata kelola TI adalah sebagai berikut :

1. Surendro (2009, h. 127) mendefinisikan tata kelola TI sebagai tanggung jawab dewan direksi dan manajemen eksekutif organisasi yang merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi (TI) perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi 
2. Jogiyanto dan Abdillah (2011, h. 14) mendefinisikan tatakelola TI sebagai suatu struktur dan proses pengambilan keputusan TI di tingkat korporat untuk mengarahkan perilaku yang diinginkan dari insan TI dan memastikan keberhasilan TI dalam rangka penciptaan nilai bagi para stakeholder. 
3. Menurut kami Tata kelola teknologi informasi memiliki definisi segala hal dalam pengelolaan yang mencakup sistem informasi, teknologi komunikasi dan hukum, yang melibatkan hampir seluruh pemangku kepentingan(stakeholder), baik direktur, manajemen eksekutif, supplier, pengguna TI/SI dan pengaudit TI/SI. Keberadaan tata kelola teknologi informasi membantu pemenuhan data dan informasi dengan efisien,efektif dan terjamin. 

Agar tata kelola TI dapat terealisasikan dengan baik maka dibutuhkan kerangka kerja, berikut kerangka kerja dalam tata kelola TI 

1. APA 

hal-hal yang mendasari tata kelola TI yang ditentukan melalui pendefinisian strategi dan kontrol dan dipenuhi dengan penentuan kebijakan dan standar TI yang meliputi : 

• Governance strategi. Strategi yang membangun tata kelola TI itu sendiri 
• Control. Bagaimana kita melakukan pengendalian baik itu pengawasan terhadap tata kelola itu sendiri 

2. BAGAIMANA 

Bagaimana tata kelola dilaksanakan Dn ditentukan melalui rencana taktis dan eksekusi yang dipenuhi dengan penyusunan panduan dan prosedur TI yang meliputi : 

Manage Taktis. Bagaimana kita mengelola dengan praktis tetapi harus tepat sasaran 

Eksekusi. Bagaimana kita mengambil keputusan dengan dasar-dasar yang sudah ada 

(ISACA, COBIT 4.1, 2007) 

Komponen-komponen yang terdapat pada tata kelola TI  

• Value delivery. Fokus dengan melaksanakan proses TI agar supaya proses tersebut sesuai dengan siklusnya, mulai dari menjalankan rencana, memastikan TI dapat memberikan manfaat yang diharapkan, mengoptimalkan penggunaan biaya sehingga pada akhirnya TI dapat mencapai hasil yang diinginkan; 
• Risk management. Untuk melaksanakan pengelolaan terhadap risiko, dibutuhkan kesadaran anggota organisasi dalam memahami adanya risiko, kebutuhan organisasi, dan risiko – risiko signifikan yang dapat terjadi, serta menanamkan tanggung jawab dalam mengelola risiko yang ada di organisasi 
• Resource management. Fokus pada kegiatan yang dapat mengoptimalkan dan mengelola sumber daya TI, yang terdiri dari aplikasi, informasi, infrastruktur, dan sumber daya manusia; 
• Performance management. Mengikuti dan mengawasi jalannya pelaksanaan rencana, pelaksanaan proyek, pemanfaaatan sumber daya, sampai dengan pencapaian hasil TI; 
• Strategic alignment. Memastikan adanya hubungan perencanaan organisasi dan TI dengan cara menetapkan, memelihara, serta menyesuaikan operasional TI dengan operasional organisasi. 

Menurut Weill & Ross (2004) tata kelola TI terdiri dari 5 komponen utama, yaitu : 

• IT Principles, merupakan suatu pernyataan top level manajemen tentang bagaimana TI digunakan dalam bisnis organisasi. menjelaskan pernyataan-pernyataan eksekutif tentang bagaimana teknologi informasi dapat digunakan organisasi dan kemana arah TI akan dijalankan, prinsip TI menjadi bagian penting dari manajemen organisasi, yang terus didiskusikan dan dilaksanakan demi perbaikan organisasi, baik di sektor pemasaran, keuangan, pabrik dan lain-lain. 
• IT Architecture, mendefinisikan integrasi dan standardisasi dalam sistem. Arsitektur TI adalah pengorganisasian logika dari data, aplikasi dan infrastruktur yang dikemas dalam suatu kebijakan, hubungan dan pemilihan teknologi untuk mendapatkan integrasi dan standardisasi teknis dan bisnis yang diharapkan. Selain itu teknologi sebagai pendukung bisnis organisasi yang telah dikembangkan melalui IT principle, selanjutnya memerlukan proses standardisasi dan integrasi di dalam suatu organisasi. Dalam banyak kasus di Indonesia saat ini banyak persoalan masalah integrasi dan koordinasi, kepentingan sektoral masih menjadi problem, sehingga sering gagalnya proyek IT di perusahaan yang menghabiskan banyak biaya. 
• IT Infrastructure, menentukan layanan yang digunakan bersama (shared services). Prasarana dan sarana teknologi informasi yang menyangkut jaringan, komputer, perangkat keras dan lunak lainnya adalah suatu kumpulan komponen yang diharapkan bisa mempercepat proses perhitungan, pengiriman dalam berbagai media informasi (data, informasi, gambar, video, teks) dalam waktu yang singkat dan proses penyimpanan yang efektif. Suatu sarana yang bisa dikontrol dari pusat kekuasaan dan yang dipakai bersama menjadi hal yang penting. Perencanaan kapasitas, baik di penyimpanan, pengiriman maupun pelayanan menjadi penting. Tanpa ada perencanaan yang baik, maka akan menyebabkan buruknya image dan kinerja TI di perusahaan 
• Business Application Needs, menentukan pemenuhan kebutuhan aplikasi bisnis dengan membangun aplikasi bisnis yang perlu diadakan atau dikembangkan oleh TI. Dalam pengembangan teknologi informasi keperluan bisnis yang spesifik sehingga kehadiran teknologi informasi memberikan suatu nilai baru bagi organisasi. Dua hal penting dalam identifikasi keperluan bisnis yang terkait dengan teknologi informasi yaitu kreatifitas dan disiplin. Kreativitas diperlukan untuk mengidentifikasi suatu cara atau proses baru dari perusahaan/organisasi sehingga ada nilai yang bermakna. Sedangkan disiplin menyangkut hal yang berkaitan dengan integritas arsitektur sehingga meyakinkan bahwa aplikasi yang dibangun memang sesuai dengan arsitektur perusahan yang terintegrasi. 
• IT Investment and Prioritization, seringkali ditulis dengan IT Investment saja, ini adalah keputusan-keputusan yang terkait dengan inisiatif mana yang perlu diprioritaskan dan berapa banyak yang perlu dikeluarkan. Investasi teknologi informasi sering menjadi bahan yang sulit dimengerti oleh top manajemen dari suatu organisasi, hal ini di karenakan nilai yang ada tidak langsung terasa oleh organisasi. Berbeda jika kita membeli mobil baru manfaatnya tentu langsung terasa. Oleh karena itu pemahaman eksekutif maupun komisaris menjadi penting. Berapa biaya yang dikeluarkan? Untuk apa dan bagaimana berkoordinasi dari berbagai kepentingan dan keinginan dari sektor lain. 

Dalam tata kelola TI aspek Sumber Daya Manusia sangat berperan penting dikarenakan aspek sumber daya manusia merupakan penyedia dukungan panduan praktis yang efektif dan efisien untuk intregrasi bisnis dan TI). Dukungan panduan praktis disini yang dimaksud adalah dimana SDM menjadi unsur yang penting dan dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien. Baik tugas managing maupun controlling Sumber daya manusisa dalam tata kelola TI merupakan unsur utama dan mempunyai peran central dalam pengembangan dan pengelolaan tersebut. Baik dan suksesnya pengelolaan tergantung kemampuan SDM yang tersedia ,apabila dikelola oleh SDM yang tidak berkualitas maka pengelolaan TI itu sendiri tidak dapat berjalan dengan baik atau malah dapat menimbulkan dampak buruk seperti menimbulkan kerugian dalam penggunaan TI 

sumber:
-jurnal Tata Kelola TI, Progdi Komputerisasi Akuntansi Universitas Islam Indonesia.
-jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010) ISSN: 1907-5022 Yogyakarta, 19 Juni 2010
-jurnal IT Governance Nasional: Urgensi & Kerangka Konstruksi, Pertemuan Dewan TIK Nasional, 8 Januari 2007, Sekolah Teknik Elektro dan Informatika – Institut Teknologi Bandung

Enterprise Resources Planning (ERP)

Pada puncak dari keseluruhan aplikasi yang kita bahas adalah ERP. Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.(Brady, Monk dan Wagner 2001,p15) 

Menurut kelompok Enterprise Resources Planning dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang terintegrasi kepada seluruh proses bisnis dari sebuah perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa yang digunakan untuk perencanaan dan pengendalian penjualan, produksi, akuntansi, dan distribusi untuk mengoptimalkan proses bisnis perusahaan dan mengelola sumber daya perusahaan secara lebih efektif dan efisien.

Dalam ERP biasanya terbagi atas modul utama Operasi dan modul pendukung Finansial, Akunting dan Sumber Daya Manusia, berikut modul-modul utama ERP 

1. Modul Operasi. Terdiri atas General Logistic, Sales and Distribution, Materials Management, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management 
2. Modul Finansial dan Akunting. Terdiri atas General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling 
3. Modul Sumber Daya Manusia Terdiri atas Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management

Lalu apa manfaat TI dalam ERP??? 

perlu diketahui bahwa 20% bagian dari ERP adalah TI. dan 80% lainnya merupakan pengetahuan bisnis, ekonomi, manajemen, dlsb. 

• Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi. 
• Meningkatkan efisiensi biaya 
• Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu 
• Database dapat dilihat dan diperbarui setiap saat. 
• Dengan TI kita dapat melihat maupun memperbaharui database

Pada posting sebelumnya, kami sudah membahas arsitektur bisnis, dalam hal ini terdapat hubungan antara arsitektur bisnis dengan ERP. Enterprise Resource Planning (ERP) : sistem informasi pendukung e-business, yang menyediakan berbagai macam kebutuhan perusahaan seperti supply chain, CRM, marketing, warehouse, shipping, dan payment serta mampu melakukan otomatisasi proses bisnis atau menyangkut hubungan dalam-internal perusahaan tersebut dan dari kesemuanya ini adalah hal yang menjadi arsitektur e-business atau hal yang menjadi dasar suatu e-business

.

Perlu diketahui pada perusahaan yang mengimplementasikan ERP banyak diantaranya mengalami kegagalan. Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP dalam perusahaan, yaitu :

• Ketika tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive. Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan terhadap proses business. Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive. 
• Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja. Proyek ERP tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail, dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. 
• Ketika tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager yang full time Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab. 
• Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja. Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek implementasi umunya hanya menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya.
• Ketika tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi. Dalam implementasi ERP, dokumentasi adalah salah satu kata kunci. Setiap pihak yang terlibat didalamnya harus melakukan dokumentasi sehingga bisa diketahui sudah sampai dimana proses dan prosedur implemnatsi yang dilakukan.
• Kekurangan atau kegagalan di Training. Training memberikan peran yang besar untuk menentukan sukses tidaknya implementasi dan instalasi dari ERP. Karyawan yang selama ini bekerja dengan prosedur yang telah ada dan akan berubah tentu sesuatu yang sulit, tapi perubahan bisa dilakukan dengan meberikan training bagi para implementor dan user sehingga saat system dijalankan maka para user sudah mengetahui apa yang akan dilakukan. 
• Kesulitan perubahan cultur di organisasi. Orang biasanya cenderung mempertahankan comfort zone, dimana jika sudah merasa nyaman akan sangat sulit untuk melakukan perubahan, apalagi jika sampai saat tersebut semua operasi dan prosedur dirasa sudah cukup baik tanpa perlu memakai suatu system baru dalam hal ini ERP. Salah satu kendala terbesar dalam implementasi ini adalah merubah cultur ini. Jika seseorang terlambat atau salah dalam melakukan entry data, maka dampaknya akan sangat panjang kedepannya. Cultur ini yang mesti diubah dan dijelaskan kesemua pihak yang terlibat didalamnya

Dalam beberapa pandangan ERP sering disebut E-Business, hal ini dapat dikatakan benar, karena di dalam ERP semua sistem harus terintegrasi yang artinya harus berhubungan dengan baik. Baik itu marketting, produksi, pembelian dan accounting dari semua transaksi maupun SDM kesemuanya harus terintegrasi. Jika ada salah satu sistem yang gagal maka kesemua sistem akan gagal. Hal ini juga berlaku pada E-Business, dimana E-Business adalah suatu rangkaian sistem yang terintegrasi dan proses dimana sebuah organisasi atau perusahaan bisnis melakukan proses tersebut pada saluran jaringan pada sebuah media elektronik komputer. Pada E-Business maupun ERP harus mempunyai integrasi sistem dan keduanya juga dilakukan pada saluran jaringan pada sebuah media elektronik komputer.

Sumber

www.portalhr.com
Wawan, Falahah(2007),Enterpise Resource Planning:MenyelaraskanTeknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung
Jurnal Enterprise Resource Planning UI - Eka Wijayanti.

Customer Relationship Management (CRM)

Kali ini kami akan membahas tentang Customer Relationship Management (CRM), apa CRM itu ? apa manfaat, tujuanya serta karateristiknya ? apa proses utama CRM ? apa saja contoh CRM ? dan kenapa CRM sering gagal ?

CRM adalah strategi komprehensif dan proses perolehan, menahan, dan partnering dengan customer pilihan untuk menciptakan nilai unggulan untuk perusahaan dan customer. Itu menyertakan integrasi pemasaran, sales, customer service, dan fungsi supply-chain dari sebuah organisasi untuk mencapai sukses yang lebih baik secara efektif dan efesien dalam relasi kepada customer. Tujuan CRM adalah untuk : 

• Mendapatkan pelanggan baru. Perusahaan dapat mendapatkan pelanggan abru dengan memeasarkan produk dan jasa mereka melalui pelayanan yang terbaik menggunakan CRM 
• Mempertahankan pelanggan yang sudah di dapat. Perusahaan harus dapat memepertahankan pelanggan yang telah mereka peroleh dengan meningkatkan pelayanan sesuai dengan keinginan pelanggan bukan pasar. 
• Menjalin hubungan yang semakin baik dengan pelanggan. Dengan melakukan interaksi yang semakin baik, hubungan antara pelanggan dan perusahaan menjadi semakin baik pula. 
• Memberi panduan kepada perusahaan dalam penggunaan teknologi dan sumber daya manusia untuk mendapatkan pengetahuan tentang tingkah laku dan nilai pelanggan tersebut. 

Dan tujuan secara umum CRM: 

Menjalin hubungan dengan pelanggan yang memberikan keuntungan yang signifikan bagi perusahaan dan meningkatkan produktivitas pemasaran dan untuk mempertinggi nilai nilai yang saling menguntungkan bagi semua pihak yang bersangkutan dalam sebuah hubungan kerjasama. 

Manfaat dari Customer Relationship Management, yaitu: 

a. Mendorong Loyalitas pelanggan 

Aplikasi CRM memungkinkan perusahaan untuk mendaya-gunakan informasi dari semua titik kontak dengan pelanggan, baik via web, call center, ataupun lewat staff pemasaran dan pelayanan di lapangan. Konsistensi dan aksepsibilitas informasi ini memungkinkan penjualan dan pelayanan yang lebih baik dengan berbagai informasi penting mengenai pelanggan itu. 

b. Mengurangi biaya 

Dengan kemampuan swalayan dalam penjualan dan pelayanan pelanggan, ada biaya yang bisa dikurangi. Misalnya dengan memamfaatkan teknologi web. Aplikasi CRM juga memungkinkan penjualan atau pelayanan dengan biaya lebih murah dalam sebuah skema program pemasaran yang spesifik dan terfokus. Tertuju ke pelanggan yang tepat dan pada waktu yang tepat pula. 

c. Meningkatkan efisiensi operasional 

Otomasi penjualan dan proses layanan dapat mengurangi resiko turunnya kualitas pelayanan dan mengurangi beban cash flow. Penggunaan teknologi web dan call center misalnya, akan mengurangi hambatan birokrasi dan biaya serta proses administratif yang mungkin timbul. 

d. Peningkatan time to market 

Aplikasi CRM memungkinkan kita membawa produk ke pasar dengan lebih cepat dengan informasi pelanggan yang lebih baik, adanya data trend pembelian oleh pelanggan, sampai integrasi dengan aplikasi ERP untuk keperluan perencanaan yang lebih baik. Dengan kemampuan penjualan di web, maka hambatan waktu, geografis, sampai ketersediaan sumber data dapat dikesampingkan untuk mempercepat penjualan produk tersebut. 

e. Peningkatan pendapatan 

Aplikasi CRM menyediakan informasi untuk meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan. Dengan aplikasi CRM, kita dapat melakukan penjualan dan pelayanan melalui website sehingga peluang dari penjualan secara global tanpa perlu menyediakan upaya khusus untuk mendukung penjualan dan pelayanan tersebut. 

Sedangkan bebarapa manfaat TI dalam implementasi CRM adalah: 

• Dapat meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan dengan web layanan kusus pelanggan 
• Dapat memanage data pelanggan dengan lebih baik dengan menggunakan database 
• Dapat lebih mudah mengevaluasi produk dan layanan dengan sistem yang terintegrasi Peningkatan layanan komunikasi dengan costumer misal dengan email,chatting atau newsgroup

Di dalam CRM terdapat beberapa proses, tetapi terdapat 3 proses utama dalam CRM, yaitu :

1. Proses Markeeting 

Bagaimana cara kita mempengaruhi orang agar tertarik membeli dan menggunakan produk kita 

2. Proses Sales 

Fokus pada penjualan produk 

3. Custumer Support Service (Layanan Pelanggan) 

Memberikan layanan pendukung kepada pelanggan, seperti layanan pengaduan.

Dalam CRM terdadpat 4 jenis apliaksi, disebutkan dalam buku (Turban,et all,2004,p153) 

a. Customer-facing application. Mencakup semua area dimana pelanggan berinteraksi dengan perusahaan contohnya call interaction centers, automated response e-mail,sales force automation dan field service automation. Call interaction center adalah suatu entitas layanan pelanggan dimana vendor menangani urusan layanan pelanggan melalui saluran kontak yang bervariasi. Automated response email merupakan suatu aplikasi yang mampu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan umum pelanggan yang dikirimkan ke wamil pelanggan secara otomatis. Sales force automation ampu mengotomatisasi proses-prose bisnis yang terjadi dalam suau transaksi penjualan perusaahaan. Field service automation adalah suatu apliaksu yang mampu memaksimalkan peran bagian customer service,filed service automation merencanakan,menjadwalkan dan mengirim kabar serta memberikan laporan pada puhak yang bekerja di lapangan. 

b. Customer-touching applicelanggan. Berinteraksi langsung dengan aplikasi-aplikasi seperti aplikasi e-commerce,self service dan manajamen promo. Aplikasi e-commerce meliputi implementasi fungsi penjualan,promosi, dan layanan pelanggan. Self service adalah layanan pada web yang memungkinkan pelanggan untuk memilih sendiri aktivitas yang akan dilakukan yang tersedia pada web tersebut. Manajemen promo adalh aplikasi yang mengotomatisasi proses pada pihak yang telah ditargetkan,prospek dan pelanggan melalui pesan langsung,e mail atau contact center. 

c. Customer-centric intelligence applications. Aplikasi ini bertujuan untuk menganalisa hasil dari analisis untuk mengembangkan aplikasi CRM, data reporting and warehousing dan data mining and analysis sangat berperan disini. Data reporting dan warehousing adalah proses mengumpulkan data dari berbagai proses bisnis yang terjadi pada perusahaan lalu menyimpannya dalam suatu tempat khusus yang disebut warehouse sehingga mudah untuk doproses selanjutnya. Data mining dan analysis adalah proses menganalisa data melalui data yang telah terkumpul dengan beberapa metode yang salah satunya adalah menyaring data dari jumlah banyak sehingga ditemukan poila tertentu pada data tersebut(datamining). 

d. Online networking. Jaringan online mengarah kepada metode menyediakan kesempatan untuk membuat hubungan personal dengan orang-orang bisnis dalam segala besar. Bebrapa aplikasi mewakili online networking antara lain forum,chat room dan newsletter. Newsletter adalah penerbitan suatu berita/laporan berkala dan teratur dimana topik utamanya berasal dari minat para pelanggan. Forum adalah suatu tempat diskusi secara online diaman setiap individu dapat saling berkusi anatra satu dengan yang lainnya. Chat room adalah suatu ruang diamana setiap individu daapt saling berineraksi secara langsung via chatting .

Lalu kenapa CRM sering gagal ???

CRM sebenarnya berada di top management dungsin marketing karena CRM berbicara tentang strategi bisnis factor utama CRM sering gagal karena ketika pengimplementasian CRM kita lebih sering mengutamakan teknologi yang diartikan bahwa penggunaan teknologi dalam pengaplikasian CRM sangat menonjol dari pada strategi bisnis itu sendiri

Sumber:

(Seybold,2002,p5)

(Turban,et all,2004,p153)

(Tunggal 2000, p.10)

Journal of Economic and Social Research 3(2) 2001. 

E-MARKETING

Dalam e-Business terdapat E-Marketing dimana e-marketing juga berperan dalam penyusunan sistem e-business.Berikut ini adalah beberapa definisi e-marketing 

• e-marketing adalah salah satu komponen dalam e-commerce dengan kepentingan khusus oleh marketer, yakni strategi proses pembuatan, pendistribusian, promosi, dan penetapan harga barang dan jasa kepada pangsa pasar internet atau melalui peralatan digital lain. Menurut Boone dan Kurtz (2005) 
• e-marketing adalah penggunaan data dan aplikasi elektronik untuk perencanaan dan pelaksanaan konsep, distribusi, promosi, dan penetapan haga untuk menciptakan pertukaran yang memuaskan tujuan individu dan organisasi. Strauss dan Frost (2001) 

Dari beberapa refrensi tentang definisi e-marketing menurut kami 

• e marketting adalah proses pemasaran yang menggunakan teknologi informasi elektronik khusunya adalah internet. 

Pada E-marketing juga terdapat beberapa tahapan dimana tahap-tahapan tersebut berpengaruh pada pembentukan e-marketing,tahap-tahapan e-marketing yaitu : 

a. Situation Analysis (Analisis Situasi). 

merupakan awal dari konsep bisnis dengan melakukan analisis kekuatan, peluang, kelemahan serta ancaman bagi perusahaan. Dalam bagian ini, analisis situasi yang digunakan adalah analisis SWOT. Menurut Rangkuti (2004), analisis SWOT adalah indentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis SWOT membandingkan antara faktor internal Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weaknesses) dengan faktor eksternal Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats) yang dihadapi dunia bisnis. 

b. E-marketing Strategic Planning (Strategi Perencanaan E-marketing). Dalam tahap ini terdapat metodologi tujuh langkah sederhana yang membantu dalam mengevaluasi dan menganalisis peluang pasar (Market Opportunity Analysis/MOA), yaitu:

c. Objectives (Tujuan) 

Tujuan dalam e-marketing mencakup aspek tugas, kuantitas, dan waktu. 

• Tugas (apa yang akan dicapai). 
• Kuantitas yang terukur (seberapa banyak). 
• Time frame (kapan). 

d. E-marketing Strategy (Strategi E-marketing) 

Strategi e-marketing mencakup strategi mengenai 4P dan hubungan manajemen (relationship management) untuk mencapai tujuan rencana mengenai Product (Produk), Price (Harga), Place (Saluran Distribusi), dan Promotion (Promosi). 

e. Implementation Plan (Rencana Pelaksanaan). Pada tahap ini perusahaan memutuskan bagaimana untuk mencapai tujuan melalui strategi yang efektif dan kreatif. Perusahaan juga memeriksa untuk memastikan organisasi pemasaran yang tepat di tempat pelaksanaan (staf, struktur departemen, penyedia layanan aplikasi, dan lain-lain di luar perusahaan. 

f. Identification Plan(identifikasi). Mengidentifikasi hasil yang diharapkan dari suatu investasi. Selama pelaksanaan rencana, pemasar akan terus memantau pendapatan aktual dan biaya untuk melihat hasil yang telah dicapai. Internet merupakan salah satu tools yang dapat digunakan untuk memantau hasil karena catatan teknologi pengunjung setiap klik. 

g. Evaluation Plan (Rencana Evaluasi). Perencanaan e-marketing dilaksanakan, keberhasilannya tergantung pada evaluasi yang terus-menerus. Untuk menentukan hasil pemasarannya, perusahaan dapat menggunakan balanced scorecard untuk mengukur kesuksesan dari program internet marketing dan apakah program internet marketing tersebut cocok sesuai dengan objektif dari perusahaan. 

Strategi E-Marketing merupakan bagian dalam strategi E-Business. Strategi E-Marketing akan sangat efektif bila dilaksanakan bersamaan dengan strategi E-Business. Tetapi E-Marketing dapat dipisahkan dengan E-Business. Contoh, mungkin ada perusahaan yang belum bekerja dengan menggunakan strategi E-Business, tetapi sudah melakukan E-Marketing. Tetapi ini juga merupakan langkah awal dalam mengubah perusahaan tersebut berbasis E-Business. Sehingga keduanya sangat berkaitan satu sama lain. 

Dalam pelaksanaan dan pengaplikasisan E-marketing perlu digunakan alat yang berbasis TI untuk menunjang E-maketing yang akan dijalankan ,contoh-contoh alat berbasis TI tersebut sebagai berikut : 

A. Interactive Digital Television 

Interactive Digital Television adalah sebuah media baru dengan format televisi tetapi dapat dinikmati melalui adanya saluran layanan sambungan internet di rumah sehingga audiences dapat memilih sendiri acara apa yang ingin ditonton. Banyak orang berkata bahwa IDTV ini sudah ada sejak adanya games anak-anak yang melibatkan penonton itu sendiri. Penonton dibawa untuk mandiri dengan memilih acara, program yang ingin dilihat sampai iklan dengan barang yang ingin dibeli. Hal ini, tentunya, membuat marketer semakin memahami keinginan target market. 

B. Digital Radio 

Ada 2 jenis radio digital, yaitu Digital Audio Broadcasting (DAB) dan Web radio. Digital Audio Broadcasting (DAB), sama seperti radio konvensional, hanya saja display yang digunakan untuk mencari saluran adalah sebuah liquid crystal display yang besar. Sedangkan web radio adalah radio yang didengarkan melalui streaming di internet serta mengunakan beberapa plug-ins seperti real media atau windows media player. 

C.Mobile (or wireless) Devices. 

Teknologi berbasis mobile devices adalah teknologi yang baru. Berawal dari telepon genggam, text messaging atau SMS (short message service) mulai menjadi fenomena. Setelah itu, banyak fasilitas lain yang ditawarkan oleh telepon genggam (seperti WAP di GSM, I-mode di Jepang, GPRS dan EDGE sampai pada 3G dan juga UMTS yang berbasis wireless network. Selain itu ada juga teknologi bluetooth yang berguna untuk viralcommunication, community activities dan juga location-based services. Ada juga BlueJacking, Voice Portaldan Unified Messaging System. Dengan kemajuan mobile device yang begitu cepat dan selalu terupdate tiap periodnya sehingga sekarang orang dapat mengakses internet dimana saja dan kapan saja melalui handphone,smartphone dan gadget yang mereka miliki. 

Paul Smith memperkenalkan metode SOSTAC dalam perencanaan pemasaran (marketing plan) yang diakui beberapa pihak merupakan metode perencanaan pemasaran yang mudah dipahami dan dijalankan perusahaan. Dalam postingan kali ini kami akan mencoba memberikan penjelasan tentang apa itu metode perencanaan pemasaran SOSTAC. Metode SOSTAC oleh Paul Smith 

a. Situation analysis 

Pada tahap awal ini dilakukan dalam menyusun perencanaan pembangunan e-marketing dimana pada tahapan ini dilakukan analisis kondisi atau tingkat keefektifan dari aktivitas marekting. Hasil analisis yang diperoleh dapat digunakan sebagai bahan menyusun strategi marketing yang baru. Dalam tahap ini perusahaan mengumpulkan informasi mengenai keadaan internal dan eksternal perusahaan sehingga mereka tahu konsisi perusahaan mereka di dalam marketlace. 

b. Objectivities 

Setelah perusahaan mengetahui posisi mereka dalam marketplace kemudian saatnya menentukan tujuan. Tujuan mengarahkan perusahaan supaya fokus hanya pada hal-hal yang ingin dicapai. Bila perusahaan mempunyai tujuan yang jelas dan spesifik maka hal itu akan membantu perusahaan agar lebig terarah dalam melaksanakan perencanaan dan memudahkan perusahaan dalam proses evaluasi untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dalam mencapai tujuan. 

c. Strategy formulation 

Setelah tujuan yang ingin dicapai berhasil dirumuskan makan penyusunan strategi yang tepat sasaran dapat dilakukan. Bagaiman strategi itu berjalan,bagaimana strategi itu dapat beradaptasi dengan lingkungan dan bagaiman strategi itu dapat mengarahkan kita untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 

d. Tactics 

Dalam tahap ini perusahaan dituntut untuk dapat memikirkan dan mengimplementasikan sebuah taktik yang jitu. Taktik adalah penjabaran detail dari langkah-langkah atau tahap-tahap yang akan dilakukan untuk pelaksanaan sebuah strategi yang akan digunakan guna mencapai tujuan. 

e. Action 

Setelah berhasil merumuskan taktik saatnya untuk memecah taktik tersebut menjadi sebuah rangkaian rencana kerja yang terstruktur dan terjadwal. Pada tahap ini dapat dibuat suatu jadwal kerja dalam bentuk flow chat atau yang lainnya untuk membuat perencanaan budget alokasi sumber daya secara detail, membuat risk management plan dll. 

f. Control 

Pada tahapan ini yang dimaksut control adalah memonitor dan mengevaluasi secara berkala apakah fungsi marketting yang telah diterapkan perusahaan sudah berhasil mencapai tujuan ataukah belum. Jika belum kesalahan apa saja yang mungkn membuat pencapaian tujuan menjadi terhambat dan bagaimanakah cara untuk memperbaikinya . Perusahaan harus mamu mendiagnosa secara teratur tingkat ke efektifan strategi dan taktik yang dijalankan apakah sudah berhasil ataukah belum. 

Dengan metode SOSTAC yang telah diuraikan atas maka metode tersebut dapat diterapkan pada E-marketing : 

a. Situation analysis 

Pada tahap ini, perusahaan mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan untuk melakukan perencanaan e-marketing dengan menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) terhadap customer atau lingkungan sekitar perusahaan. 

b. Objectivities 

Setelah perusahaan telah mengetahui posisinya, ia akan mulai menentukan tujuan / sasaran e-marketingnya. Karena ini akan menentukan besar tidaknya kemungkinan mendapat customer yang banyak dan agar dapat men-spesifikasikan sasaran e-marketingnya agar cakupan tidak terlalu luas dan dapat menghemat biaya pengiklanan. 

c. Strategy formulation 

Setelah sasaran ditentukan, perusahaan akan langsung menyusun strategi untuk dapat memenuhi sasaran tersebut. Agar dapat dengan jelas pelaksanaannya dan agar dapat terorganisir jalannya e-marketing yang akan dijalankan. 

d. Tactics 

Strategi tanpa taktik jitu seperti masakan tanpa garam. Jadi perusahaan selain dituntut untuk merumuskan strategi e-marketing, perusahaan juga dituntut untuk dapat merumuskan taktik jitu untuk memaksimalkan kinerja strategi e-marketing. Taktik akan sangat membantu strategi jika benar-benar dipikirkan secara matang dan baik-baik. Tapi hal ini tidak menutup kemungkinan untuk adanya kecurangan dalam e-marketing. 

e. Action 

Setelah strategi dan taktik di susun. Saatnya merancang rancangan kinerja yang akan dilakukan. Apa-apa saja yang akan dilakukan. Urut-urutan untuk menjalankan e-marketing tersebut. Mulai dari awal hingga tercapainya iklan ke customer. 

f. Control 

Perusahaan pasti tidak bisa begitu saja meninggalkan pemasarannya walaupun itu sudah berjalan. Ia pasti akan memonitor bahkan melakukan survei apakah e-marketing yang ia jalankan berjalan dengan baik dan memenuhi sasaran atau tidak. Tidak ada yang sempurna di dunia ini. Pasti ada kelebihan dan kekurangannya. Perusahaan pasti akan mengevaluasi dan memperbaiki kesalahannya tersebut agar dapat berjalan sesuai dengan yang ia kehendaki. Inilah yang dimaksud control. 

Untuk memperjelas bagaimana itu metode SOSTAC berikut ini contoh penerapan metode SOSTAC yang dilakukan oleh AXIS :

1. Situation (Situasi)

Lingkungan di AXIS relatif homogen karena terdiri dari sebagian besar pada gerak usaha operator seluler dimana staf pekerja AXIS adalah , marketing dan sebagian kecil dari non anggota pemasaran. Suasana yang terasa di AXIS ini adalah suasana marketing, terasa sekali semangat dan di tuntut untuk mencapai target pemasaran,sehingga bisa dikatakan situasi kondisinya logis tenaga marketing secara langsung ataupun supporting sistem. Sehingga keluasan usaha, cakrawala pengetahuan dalam bidang marketing menjadi hal yang penting.

Analisis SWOT yang adalah :

a.Strength (kekuatan)

AXIS memulai kiprahnya sebagai operator GSM nasional yang mendambakan penawaran harga sederhana, transparan dan bersaing. Penawaran seperti itulah yang akhirnya dijadikan sebagai motto AXIS dengan tagline “GSM yang Baik”. “Penawaran harga yang rumit di pasar sering menimbulkan kebingungan di kalangan pelanggan telepon selular,” ujar Erik Aas, Presiden Direktur AXIS saat peluncuran AXIS di Hotel Ritz Carlton, Jakarta. Erik menambahkan bahwa karena itu, Axis menawarkan kepada pelanggan telekomunikasi di Indonesia sesuatu yang benar-benar baru. Sebagai layanan GSM yang terjangkau, sederhana dan transparan dimana pelanggan dapat mengetahui dengan pasti berapa jumlah uang yang dikeluargkan setiap selesai berkomunikasi.

b.Weaknest (kelemahan)

Tarif yang ditawarkan oleh semua operator telekomunikasi di Indonesia semakin menarik, namun itu saja belum cukup karena kualitas layanan juga harus semakin ditingkatkan. Akhirnya pelangganlah yang akan menentukan operator mana yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan. 

Kelemahan AXIS adalah menghadapi pesaing-pesaing provider yang lain adalah dengan persaingan harga yang cukup ketat, merupakan pemain lama yang memiliki, akses pelanggan dan jaringan yang cukup kuat. Sedangkan Indosat dan telkomsel adalah perusahaan BUMN yang memiliki kekuatan yang cukup mampu bertahan dan memiliki sebuah kemapanan secara keuangan dan politik. Sedangkan AXIS merupakan perusahaan swasta yang masih membutuhkan banyak dana oprasioanl dan masih mencari para pelanggan yang baru serta masih belum cukup mempunyai nama. 

c.Oportunity (Peluang)

AXIS memperkenalkan struktur tarif yang sederhana bagi para pelanggannya. Tarif sederhana tersebut berlaku saat pertama kali pelanggan menggunakan layanan.

“Kami yakin konsumen akan mendapatkan manfaat dari tarif yang murah dan menghargai struktur tarif kami yang transparan dan sederhana,” kata Erik Aas, Presiden Direktur Axis saat peresmian. Erik mengklaim bahwa tarif SMS Axis merupakan yang termurah saat ini.

Untuk skala nasional, tahun ini Axis menargetkan membangun sekitar 3000 BTS. Pengembangan wilayah secara geografis merupakan peluang yang cukup baik bagi AXIS, dimana jaringan belum di jangkau oleh operator mapan merupakan sisi peluang yang dapat ditempuh AXIS karena luasnya jaringan sangat membantu pemasaran dalam memasarkan produknya. AXIS memiliki peluang untuk berkembang di Indonesia bagian timur, karena Indonesia Timur memiliki peluang yang baik dalam Perluasan pasar GSM di Indonesia. Lebih jauh lagi bahwa peluang lain berkembang dengan konsumen yang makin cerdas maka merek sudah tidak lagi menjadi pilihan loyalitas pelanggan, Tabloid Pulsa bulan November 2008 menerangkan bahwa merek bukan lagi factor yang cukup mempengaruhi loyalitas pelanggan, ternyatya pelanggan lebih memperhatikan masalah harga, dan Fitur-Fitur yang dimiliki. 

d.Treath (Ancaman)

Pangsa pasar yang menjanjikan menunjukkan bahwa berbagai pesaing akan muncul di dalam pengembangan usaha telepon nirkabel ini. Terutama kemampuan daerah untuk membangun usaha milik daerah menjadikan ancaman baru terutama kebijakan reformasi di bidang otonomi daerah membuka peluang untuk itu. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa muncul operator local tak dapat dihindarkan lagi. Inovasi teknoligi invormasi cukup luar biasa dan besar dengan peningkatan kualitas masyarkat dalam menggunakan informasi dan telekomunikasi jarak jauh yang semakin mereka butuhkan. Sehingga pemain-pemain baru akan silih berganti bermunculan terus menerus. 

2.Objectives (Sasaran)

Sasarannya adalah sektor telekomunikasi seperti hanya perusahaan Seluler lainnya. AXIS telah menerapkan penggunaan 5 P dan SMART dalam menjalankan kegiatannya. Hal ini menjelaskan penerapan Manajemen berdasarkan Sasaran.

Mengejar pangsa pasar Indonesia bagian timur merupakan terobosan sasaran yang tepat, karena pengusaan operator mapan dalam hal ini adalah XL, Telkomsel, dan Indosat sudah mengusai sebagian besar Indonesia bagian barat. Sasaran berikutnya adalah eksekutif muda yang baru mempunyai daya beli dan menikmati pendapatan mereka dalam penggunaan seluler, maka harga yang murah menjadi pilihan mereka. Komunitas mereka lebih luas dan masyarakat komunitas cukup efektif untuk menjadi sasaran. Terutama komunitas internet yang tergabung dalam face book dan frienster,. Sehingga perlu membangun komunitas dengan memberikan stimulus, fasilitas layanan dan insentif bagi mereka. 

3. Strategy

AXIS berusaha menarik perhatian dan simpati public atau masayarakat dengan berbagai isu dan pemberitaan serta berangkat dari sesuatu yang dikesankan negative menjadi positif. Merupakan perjuangan yang berat. Caranya dengan aktif dalam kegiatan iklan dan pemasaran dengan berbagai macam strategi menarik minat publik untuk menjadi pemakai operator seluler AXIS, aktif membuka diri dari berbagai pertanyaan dengan mebuat situs WEB dalam internet, berdiskusi dengan publik dan pelanggan, aktif dalam menaggapi saran-saran publik.

4. Tactics

Taktik yang AXIS gunakan adalah berpikir luas,mengadakan hubungan dengan sumber luar agar jaringan dan dukungan luas. Taktik yang lain adalah selalu menjadi nomor satu dari bidang telepon seluler, nilai kepribadian dengan merek yang baik. 

5. Action (Tindakan)

Action (tindakan) yang dilaksanakan AXIS adalah belajar sungguh-sungguh, membaca banyak keinginan publik untuk menambah ilmu, aktif mengikuti perkembangan atribut AXIS, rela bekerja keras demi kepentingan bersama. Tindakan yang tepat sasran, strategi yang matang dan taktik yang jitu cukup dibutuhkan dalam organisasi.

6. Control(Pengawasan)

Mengontrol atau mengawasi semua strategi dan kegiatan yang sudah kita jalankan, dengan mengecek penerimaan image publik yang ada, dengan mengambil sampel acak bertanya tentang tanggapannya dan teknik lainnya untuk menggali kesan mereka tentang AXIS . Perlu adanya riset yang lebih dalam tentang layanan, persepsi pelanggan, persepsi pasar, loyalitas pelanggan dan kekuatan dalam persaingan, karena persaingan mereka cukup bebas dan mendekati bentu sempurna. Pengawasan dapat dilakukan baik dari pengawasan internal, eksternal melalui akuntan public, dan eksternal melalui pemerintah dan badan pengawas persaingan usaha. Dengan pengawasan yang tepat dan benar akan diperoleh informasi perkembangan usaha yang terjadi. Sehingga tanpa pengawan yang lebih melekat control perusahaan tidak terjaga dengan baik dan mengancam eksistensi perusahaan AXIS.

E-PROCUREMENT

Untuk mengenal e-Procurement hal pertama yang perlu kita ketahui definisi atau pengertian dari e-procurement itu sendiri. Berikut definisi dari ahli dan dari kami. 

E-procurement merupakan pengadaan barang dan jasa secara elektronik oleh perusahaan (Turban,2004,p.232) 

E-procurement merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembelian, pemberian hak pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey,2004,p.309)

E-procurement menurut kami adalah merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok.

Dalam e-procurement terdapat mekanisme, mekanisme procurement adalah bentuk dari e-commerce untuk perantara antara produk dan jasa atau digunakan untuk tendering produk dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E-procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan badan-badan usaha umum. E-procurement merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian (contracting)

Komponen-komponen dari e-procurement sendiri adalah :

a. Perangkat Keras (hardware). Merupakan seperangkat alat keras yang digunakan untuk mendukung e procurement itu sendiri, contoh :komputer 

b. perangkat lunak (software). Berupa software yang berfungsi sebagai system yang menjalankan e procurement, contoh : ERP

c. sumber daya manusia (brainware). SDA di siniberfungsisebagai operator yang menjalankan system e procurement itusendiri

d. Pemakai atau pengguna (user). User sangat berperan penting pada komponen e procurement, karena tanpa adanya user, system ini tidak dapat berjalan dengan sempurna, karena tujuan pembuatan e-procurement ialah untuk user

e. kebijakan (policy). Mengatur system yang sedang berjalan dan memberi kebijakan sehingga e-procurement dapat berjalan dengan baik

f. tatakelola (governance). Aturan dari pemerintah yang menjadi acuan pembuatan maupun berjalanya e-procurement 

g. proses (business process).Proses bisnis yang terdapat pada suatu perusahaan tertentu dimana proses bisnis ini yang akan menjadi dasar e-procurement sendiri

h. infrastrukturperusahaan. Insfrastruktur yang berada dalam perusahaan dimana infrastruktur tersebut salling berintegrasi untuk mencapai tujuan dalam perusahaan itu sendiri

Ketika kita mengimplementasikan e-procurement terhadap bisnis perusahaan terdapat beberapa pengaruh, diantaranya adalah : 

• E-procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas,
• E-procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian,
• Strategi e-procurement yang efekti merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

Tetapi dalam peengimplementasianya terdapat juga manfaat dari e-procurement, beberapa manfaat dari e-procurement adalah :

• Penghapusan biaya administrasi. Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan 
• Pemotongan waktu siklus pembelian. Waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-penundaan sering disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar. Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini.Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, e-procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali. 
• Kontrol manajemen yang lebih besar. Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan. 
• Sesuai kebutuhan user. Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya. Dengan proses pengadaan tradisional, permintaan tertulis sangat menghabiskan waktu untuk menyelesaikan dan mudah mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. 
• Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan. E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan. 

Ketika kita mengimplementasikan e-procurement pada sebuah perusahaan tentunya kita akan menjumpai beberapa permasalahan, disini kami akan mencoba memaparkan permasalahan yang mungkin terjadi. E-procurement dalam sektor B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah tidak banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam sebuah proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan interface yang sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan berpartisipasi. Dan agar tidak terjadi kegagalan dan memperkecil masalah dalam pengimplementasian e-procurement diperlukan adanya Strategi agar e-procurement dapat terintregasikan dengan baik dalam suatu perusahaan. Beberapa strategi yang kami paparkan meliputi : 

• Membangun komitmen bersama di lingkungan kerja perlu dilakukan oleh seluruh stakeholder (pemangku kepentingan). Sistem yang sudah terbangun akan gagal bila tidak memiliki tujuan untuk melaksanakan pengadaan secara lebih baik. Tidak adanya komitmen di instansi akan menyebabkan tidak terbangunnya sistem e-proc di instansi tersebut. Komitmen ini harus dipahami dan dijalankan oleh semua pihak dalam instansi tersebut. 
• Mempersiapkan SDM dalam mengoperasikan sistem e-procurement. Dalam mengoprasikan sistem e-procurement ini kita harus menyediakan SDM yang berkualitas, jika SDM tidak dapat menjalankan tugasnya dengan baik, maka terjadinya kegagalan sistem dapat terjadi. Dalam pengoprasianya, kita juga membutuhkan banyak tidaknya (kuantitas) SDM tersebut. Tetapi disamping itu kita harus memperhatikan kualitas itu sendiri, karena jika kita hanya terpaku pada kuantitas tetapi mengaibaikan kualitas, hal ini hanya akan menghabiskan biaya.

Guna memperjelas apa yang telah kami paparkan, kami akan memberikan contoh bagaimana implementasi e-procurement dalam perusahaan beserta manfaat dan keuntungan adanya e-procurement 

Perusahaan PLN 

E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung Good Corporate Governance (GCG). Proses pengadaan secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari. Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya 

• Standardisasi proses pengadaan 
• Terwujudnya transparansi 
• Efisiensi pengadaan yang lebih baik 
• Tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN 
• Serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. 

Ruang lingkup eProc PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain : 

• Cataloging Information System, merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll), sharing informasi dari persediaan serta bursa 
• Supply Chain Management (SCM) System, perwujudan dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PLN 
• Portal e-Proc PLN, usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui portal eProc, dan menjadi pusat penyedia informasi 

Selama tahun 2005-2008, eProc mencatat saving sebesar 4,56% terhadap realisasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yakni Rp.249,40 Milyar dan pengehematan sebesar Rp.1,6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap Total RAB. Sedangkan total pengadaan yang telah direalisasikan melalui e-Proc selama 4 tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071 pengadaan atau 66,1%. Dalam perkembangannya, eProc PLN menjadi aplikasi yang mampu mendukung pelaksanaan perwujudan kinerja yang lebih baik kalangan internal PLN. Jika aplikasi eProc sudah bisa menjadi salah satu profit center dari PT.PLN (Persero), maka tidak menutup (Persero), maka tidak menutup kemungkinan bisa dikembangkan untuk menjadi Unit Bisnis atau Anak Perusahaan dari PT.PLN (Persero) yang mampu mengelola seluru proses bisnis e-commerce internal dan beberapa bagian bisnis eksternal. 

(Tim eProc PLN—eP&PNA)


Sumber :
ebisnis.wordpress.com
eproc.pln.co.id
REI eBook-ElectronicProcurement

Supply Chain Management (SCM)

Pada postingan kali ini kami akan membahas tentang Supply Chain Management atau lebih sering disebut SCM. Disini kita akan membahas apa itu SCM berikut tentang upstream downstream baik pull maupun push, bagaimana sejarah perkembanganya, lalu bagaimana peran Teknologi dalam SCM itu sendiri dan terakhir kami akan mencoba menjelaskan hubungan antara Porter’s Value Chain dengan pemahaman anda terhadap penerapan TI pada SCM

Yang pertama apa itu SCM ? Supply Chain Management (SCM) terdiri dari semua pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung, dalam memenuhi permintaan pelanggan. Supply chain tidak hanya meliputi produsen dan pemasok, tetapi juga distributor, pergudangan,pengecer dan bahkan pelanggan sendiri

Supply Chain menurut kami merupakan suatu rangkaian proses-proses dan aliran yang terjadi didalam dan diantara tahapan rantai pasok yang berbeda dan berkombinasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atas suatu produk. Konsep supply chain ini mengintegrasikan secara efisien antara pemasok, perusahaan manufaktur, pergudangan, dan toko, sehingga barang yang diproduksi dan didistribusi dengan kualitas yang tepat, lokasi yang tepat, dan waktu yang tepat, untuk meminimumkan biaya-biaya pada kondisi yang memuaskan kebutuhan tingkat pelayanan.

Apa itu Upstream supply chain & Downstream supply chain ?

• Rantai Pasokan Hulu/Upstream supply chain

Upstream aktivitas dari supplier ke perusahaan, kegiatan tersebut meliputi pembelian bahan baku dan segala hubungan antara supplier ke perusahaan itu sendiri. Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.

• Segmen Rantai Pasokan Hilir/Downstream supply chain segment

Downstream aktivitas dari perusahaan ke customer, meliputi kegiatan memperkenalkan dan memasarkan produk kepada customer. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.

Lalu berikutnya adalah apa itu Pull dan push supply chain

• Push Supply Chain adalah proses yang di prakarsai oleh perusahaan dimana perusahaan yang menentukan semua produk yang akan dihasilkan, pada push supply chain ini di fokuskan pada proses produksi 
• Pull Supply Chain adalah proses yang ditentukan oleh customer dimana produk2 yang akan dihasilkan dibuat atas dasar permintaan customer, pada pull supply chain di fokuskan pada kualitas layanan 

Sejarah perkembangan (SCM)

Enam gerakan besar dapat diamati dalam evolusi studi manajemen rantai pasokan: (. Movahedi et al, 2009) Penciptaan, Integrasi, dan Globalisasi, Spesialisasi Fase Satu dan Dua, dan SCM 2.0.

1. era penciptaan

Manajemen rantai pasokan Istilah ini pertama kali dicetuskan oleh seorang konsultan industri AS pada awal tahun 1980. Namun, konsep rantai pasokan dalam manajemen adalah sangat penting jauh sebelum, di awal abad 20, terutama dengan penciptaan jalur perakitan. Ciri-ciri dari era manajemen rantai pasokan termasuk kebutuhan untuk perubahan skala besar, rekayasa ulang, perampingan didorong oleh program-program pengurangan biaya, dan perhatian luas terhadap praktek manajemen Jepang

2. integrasi era

Era studi manajemen rantai pasokan yang disorot dengan pengembangan Electronic Data Interchange (EDI) sistem pada tahun 1960 dan dikembangkan melalui 1990-an oleh pengenalan Enterprise Resource Planning (ERP) sistem. Era ini terus berkembang menjadi abad ke-21 dengan ekspansi sistem kolaboratif berbasis internet. Era evolusi rantai suplai dicirikan oleh meningkatkan nilai tambah dan pengurangan biaya melalui integrasi. Bahkan rantai pasokan dapat diklasifikasikan sebagai jaringan Tahap 1, 2 atau 3. Pada tahap 1 rantai pasokan jenis, berbagai sistem seperti Buat, Penyimpanan, Distribusi, Bahan kontrol, dll adalah tidak terkait dan tidak bergantung satu sama lain. Dalam rantai pasokan 2 tahap, ini adalah terpadu di bawah satu rencana dan ERP diaktifkan. Sebuah panggung 3 rantai pasokan adalah satu di mana integrasi vertikal dengan pemasok di arah hulu dan pelanggan di arah hilir tercapai. Contoh semacam ini supply chain adalah Tesco.

3. era globalisasi

Gerakan ketiga pengembangan manajemen rantai suplai, era globalisasi, dapat dicirikan oleh perhatian yang diberikan kepada sistem global hubungan pemasok dan perluasan rantai pasokan lebih dari batas-batas nasional dan ke benua lain. Meskipun penggunaan sumber-sumber global dalam rantai pasokan organisasi dapat ditelusuri kembali beberapa dekade (misalnya, dalam industri minyak), tidak sampai akhir 1980-an itu, sejumlah organisasi mulai untuk mengintegrasikan sumber global ke dalam bisnis inti mereka. Era ini ditandai oleh globalisasi manajemen rantai pasokan dalam organisasi dengan tujuan meningkatkan keunggulan kompetitif mereka, nilai tambah, dan mengurangi biaya melalui sumber global.

4. spesialisasi era-fase satu: manufaktur outsourcing dan distribusi

Pada 1990-an, industri mulai berfokus pada "kompetensi inti" dan mengadopsi model spesialisasi. Perusahaan ditinggalkan integrasi vertikal, dijual operasi non-inti, dan outsourcing fungsi-fungsi ke perusahaan lain. Ini diubah persyaratan manajemen dengan memperpanjang rantai pasokan perusahaan melampaui dinding dan mendistribusikan manajemen rantai pasokan di kemitraan khusus. Transisi ini juga kembali fokus perspektif fundamental dari masing-masing organisasi masing-masing. OEM menjadi pemilik merek yang diperlukan visibilitas jauh ke pangkalan logistik mereka. Mereka harus mengendalikan seluruh rantai dari atas, bukan dari dalam. Kontrak produsen harus mengelola kebutuhan material dengan skema penomoran bagian yang berbeda dari beberapa OEMs dan permintaan dukungan pelanggan untuk visibilitas bekerja-di-proses dan persediaan vendor-dikelola (VMI). Model spesialisasi menciptakan jaringan produksi dan distribusi terdiri dari beberapa, rantai pasokan individu spesifik untuk produk, pemasok, dan pelanggan yang bekerja sama untuk mendesain, memproduksi, mendistribusikan, pasar, menjual, dan pelayanan produk. Himpunan mitra dapat berubah menurut suatu wilayah, pasar tertentu, atau saluran, mengakibatkan proliferasi lingkungan mitra dagang, masing-masing dengan karakteristik sendiri yang unik dan tuntutan.

5. spesialisasi era-fase dua: manajemen rantai suplai sebagai layanan

Spesialisasi dalam rantai pasokan dimulai pada tahun 1980-an dengan dimulainya brokerages transportasi, manajemen gudang, dan operator non-berbasis aset dan telah jatuh tempo di luar transportasi dan logistik ke pasokan aspek perencanaan, kolaborasi, pelaksanaan dan manajemen kinerja. Pada saat tertentu, kekuatan pasar bisa menuntut perubahan dari pemasok, penyedia logistik, lokasi dan pelanggan, dan dari sejumlah peserta ini khusus sebagai komponen jaringan rantai pasokan. Keragaman ini memiliki pengaruh yang signifikan pada infrastruktur rantai pasokan, dari lapisan dasar mendirikan dan mengelola komunikasi elektronik antara mitra dagang untuk kebutuhan yang lebih kompleks termasuk konfigurasi dari proses dan arus kerja yang sangat penting untuk pengelolaan jaringan itu sendiri. Spesialisasi rantai suplai memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi secara keseluruhan dengan cara yang sama bahwa outsourcing manufaktur dan distribusi telah dilakukan, yang memungkinkan mereka untuk fokus pada kompetensi inti dan merakit jaringan tertentu, mitra terbaik di kelas untuk berkontribusi pada nilai keseluruhan rantai sendiri, sehingga meningkatkan kinerja dan efisiensi. Kemampuan untuk dengan cepat mendapatkan dan menggunakan keahlian ini supply chain domain-tertentu tanpa mengembangkan dan mempertahankan kompetensi sepenuhnya unik dan kompleks di dalam rumah adalah alasan utama mengapa rantai suplai spesialisasi mendapatkan popularitas. Outsource teknologi hosting untuk solusi rantai pasokan debutnya di akhir 1990-an dan telah mengambil akar terutama di kategori transportasi dan kolaborasi. Ini telah berkembang dari model Aplikasi Layanan Provider (ASP) dari sekitar 1998 sampai 2003 untuk model On-Demand dari sekitar 2003-2006 ke Software sebagai model (SaaS) Service saat ini dalam fokus hari ini.

6. manajemen rantai pasokan 2.0 (SCM 2.0)

Membangun globalisasi dan spesialisasi, para SCM istilah 2.0 telah diciptakan untuk menggambarkan baik perubahan dalam rantai suplai itu sendiri serta evolusi, metode proses dan alat-alat yang mengelolanya dalam "era" baru. Web 2.0 didefinisikan sebagai kecenderungan dalam penggunaan World Wide Web yang dimaksudkan untuk meningkatkan kreativitas, berbagi informasi, dan kolaborasi antara pengguna. Pada intinya, atribut umum bahwa Web 2.0 membawa adalah untuk membantu menavigasi sejumlah besar informasi yang tersedia di web untuk menemukan apa yang dicari. Ini adalah gagasan dari sebuah jalur dapat digunakan. SCM 2.0 berikut ini gagasan ke dalam operasi rantai suplai. Ini adalah jalan menuju hasil SCM, kombinasi dari, metodologi proses, alat dan pilihan pengiriman untuk memandu perusahaan untuk hasil mereka dengan cepat sebagai kompleksitas dan kecepatan meningkatkan rantai pasokan karena efek dari persaingan global, fluktuasi harga yang cepat, bergelombang harga minyak, siklus hidup produk pendek, spesialisasi diperluas, near-/far- dan off-menopang, dan kelangkaan bakat

SCM pasti tidak terlepas dari Teknologi, karena itu disini kita akan membahas peran teknologi dalam SCM, berikut peran TI dalam SCM :

• Menangkap dan menganalisa informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang baik  TI dapat menyediakan Informasi-informasi yang di butuhkan pada tahap-tahap keputusan dalam supply chain. Seperti dalam tahap Strategi atau Desain (Supply Chain Strategy or desain), tahap Perencanaan (Supply Chain Planning), tahap Operasional (Supply Chain Operation) 
• Alat yang digunakan untuk memperoleh informasi, menganalisis informasi dan menjalankanya untuk meningkatkan kinerja 
• Dengan adanya TI maka memungkinkan untuk mendapatkan informasi secara cepat dan tepat, karena dengan waktu yang relatif singkat itu kita dapat memperoleh informasi yang banyak sehingga kita mendapat banyak referensi
• Sistem TI dapat mengetahui jumlah persediaan barang dan memperkirakan permintaan. Dengan adanya sistem tersebut maka dapat dengan mudah memperkirakan jumlah permintaan berikutnya dan dapat mengetahui jumlah persediaan barang pada gudang, sistem akan berjalan secara otomatis dan tentu saja hal ini akan menghemat biaya dari pada menggunakan sistem secara manual

Hubungan antara Porter’s Value Chain dengan pemahaman anda terhadap penerapan TI pada SCM

Porter’s Value Chain adalah model yang digunakan untuk membantu menganalisis aktivitas-aktivitas spesifik yang dapat menciptakan nilai dan keuntungan kompetitif bagi organisasi. Aktivitas-aktivitas tersebut dibagi dalam 2 jenis, yaitu :

1. Primary activities :

• Inbound logistics: aktivitas yang berhubungan dengan penanganan material sebelum digunakan. 
• Operations :akivitas yang berhubungan dengan pengolahan input menjadi output. 
• Outbound logistics :aktivitas yang dilakukan untuk menyampaikan produk ke tangan konsumen. 
• Marketing and sales :aktivitas yang berhubungan dengan pengarahan konsumen agar tertarik untuk membeli produk. 
• Service :aktivitas yang mempertahankan atau meningkatkan nilai dari produk. 

2. Supported activities :

• Procurement : berkaitan dengan proses perolehan input/sumber daya. 
• Human Resources Management : Pengaturan SDM mulai dari perekrutan, kompensasi, sampai pemberhentian. 
• Technological Development : pengembangan peralatan, software, hardware, prosedur, didalam transformasi produk dari input menjadi output. 
• Infrastructure : terdiri dari departemen-departemen/fungsi-fungsi (akuntansi, keuangan, perencanaan, GM, dsb) yang melayani kebutuhan organisasi dan mengikat bagian-bagiannya menjadi sebuah kesatuan. 

Istilah Margin menyiratkan bahwa organisasi mewujudkan keuntungan yang tergantung pada kemampuan mereka untuk mengelola hubungan antara semua kegiatan dalam supply chain. Dengan kata lain, organisasi mampu untuk memberikan produk / layanan dimana pelanggan bersedia untuk membayar lebih dari jumlah biaya dari semua kegiatan.

Hubungan antara Porter’s Value Chain terhadap penerapan TI pada SCM adalah semua kegiatan dalam sebuah perusahaan maupun organisasi bertujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan dalam pengerjaanya bergantung pada kemampuan untuk mengelola hubungan antara semua kegiatan dalam supply chain. Dan IT adalah factor yang berperan penting dalam SCM, karena IT dalam SCM merupakan alat yang digunakan untuk memperoleh informasi, menganalisis informasi dan menjalankanya untuk meningkatkan kinerja guna menganalisa informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang baik

Sumber : 

wikipedia.org

Pmmc.or.id

Chopra, Sunil & Peter Meindl. 2001. Supply Chain Management. 2007. New Jersey. Person Education, Inc.