E-PROCUREMENT

Untuk mengenal e-Procurement hal pertama yang perlu kita ketahui definisi atau pengertian dari e-procurement itu sendiri. Berikut definisi dari ahli dan dari kami. 

E-procurement merupakan pengadaan barang dan jasa secara elektronik oleh perusahaan (Turban,2004,p.232) 

E-procurement merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembelian, pemberian hak pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey,2004,p.309)

E-procurement menurut kami adalah merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok.

Dalam e-procurement terdapat mekanisme, mekanisme procurement adalah bentuk dari e-commerce untuk perantara antara produk dan jasa atau digunakan untuk tendering produk dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E-procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan badan-badan usaha umum. E-procurement merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian (contracting)

Komponen-komponen dari e-procurement sendiri adalah :

a. Perangkat Keras (hardware). Merupakan seperangkat alat keras yang digunakan untuk mendukung e procurement itu sendiri, contoh :komputer 

b. perangkat lunak (software). Berupa software yang berfungsi sebagai system yang menjalankan e procurement, contoh : ERP

c. sumber daya manusia (brainware). SDA di siniberfungsisebagai operator yang menjalankan system e procurement itusendiri

d. Pemakai atau pengguna (user). User sangat berperan penting pada komponen e procurement, karena tanpa adanya user, system ini tidak dapat berjalan dengan sempurna, karena tujuan pembuatan e-procurement ialah untuk user

e. kebijakan (policy). Mengatur system yang sedang berjalan dan memberi kebijakan sehingga e-procurement dapat berjalan dengan baik

f. tatakelola (governance). Aturan dari pemerintah yang menjadi acuan pembuatan maupun berjalanya e-procurement 

g. proses (business process).Proses bisnis yang terdapat pada suatu perusahaan tertentu dimana proses bisnis ini yang akan menjadi dasar e-procurement sendiri

h. infrastrukturperusahaan. Insfrastruktur yang berada dalam perusahaan dimana infrastruktur tersebut salling berintegrasi untuk mencapai tujuan dalam perusahaan itu sendiri

Ketika kita mengimplementasikan e-procurement terhadap bisnis perusahaan terdapat beberapa pengaruh, diantaranya adalah : 

• E-procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas,
• E-procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian,
• Strategi e-procurement yang efekti merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

Tetapi dalam peengimplementasianya terdapat juga manfaat dari e-procurement, beberapa manfaat dari e-procurement adalah :

• Penghapusan biaya administrasi. Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan 
• Pemotongan waktu siklus pembelian. Waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-penundaan sering disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar. Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini.Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, e-procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali. 
• Kontrol manajemen yang lebih besar. Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan. 
• Sesuai kebutuhan user. Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya. Dengan proses pengadaan tradisional, permintaan tertulis sangat menghabiskan waktu untuk menyelesaikan dan mudah mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. 
• Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan. E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan. 

Ketika kita mengimplementasikan e-procurement pada sebuah perusahaan tentunya kita akan menjumpai beberapa permasalahan, disini kami akan mencoba memaparkan permasalahan yang mungkin terjadi. E-procurement dalam sektor B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah tidak banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam sebuah proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan interface yang sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan berpartisipasi. Dan agar tidak terjadi kegagalan dan memperkecil masalah dalam pengimplementasian e-procurement diperlukan adanya Strategi agar e-procurement dapat terintregasikan dengan baik dalam suatu perusahaan. Beberapa strategi yang kami paparkan meliputi : 

• Membangun komitmen bersama di lingkungan kerja perlu dilakukan oleh seluruh stakeholder (pemangku kepentingan). Sistem yang sudah terbangun akan gagal bila tidak memiliki tujuan untuk melaksanakan pengadaan secara lebih baik. Tidak adanya komitmen di instansi akan menyebabkan tidak terbangunnya sistem e-proc di instansi tersebut. Komitmen ini harus dipahami dan dijalankan oleh semua pihak dalam instansi tersebut. 
• Mempersiapkan SDM dalam mengoperasikan sistem e-procurement. Dalam mengoprasikan sistem e-procurement ini kita harus menyediakan SDM yang berkualitas, jika SDM tidak dapat menjalankan tugasnya dengan baik, maka terjadinya kegagalan sistem dapat terjadi. Dalam pengoprasianya, kita juga membutuhkan banyak tidaknya (kuantitas) SDM tersebut. Tetapi disamping itu kita harus memperhatikan kualitas itu sendiri, karena jika kita hanya terpaku pada kuantitas tetapi mengaibaikan kualitas, hal ini hanya akan menghabiskan biaya.

Guna memperjelas apa yang telah kami paparkan, kami akan memberikan contoh bagaimana implementasi e-procurement dalam perusahaan beserta manfaat dan keuntungan adanya e-procurement 

Perusahaan PLN 

E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung Good Corporate Governance (GCG). Proses pengadaan secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari. Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya 

• Standardisasi proses pengadaan 
• Terwujudnya transparansi 
• Efisiensi pengadaan yang lebih baik 
• Tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN 
• Serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. 

Ruang lingkup eProc PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain : 

• Cataloging Information System, merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll), sharing informasi dari persediaan serta bursa 
• Supply Chain Management (SCM) System, perwujudan dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PLN 
• Portal e-Proc PLN, usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui portal eProc, dan menjadi pusat penyedia informasi 

Selama tahun 2005-2008, eProc mencatat saving sebesar 4,56% terhadap realisasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yakni Rp.249,40 Milyar dan pengehematan sebesar Rp.1,6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap Total RAB. Sedangkan total pengadaan yang telah direalisasikan melalui e-Proc selama 4 tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071 pengadaan atau 66,1%. Dalam perkembangannya, eProc PLN menjadi aplikasi yang mampu mendukung pelaksanaan perwujudan kinerja yang lebih baik kalangan internal PLN. Jika aplikasi eProc sudah bisa menjadi salah satu profit center dari PT.PLN (Persero), maka tidak menutup (Persero), maka tidak menutup kemungkinan bisa dikembangkan untuk menjadi Unit Bisnis atau Anak Perusahaan dari PT.PLN (Persero) yang mampu mengelola seluru proses bisnis e-commerce internal dan beberapa bagian bisnis eksternal. 

(Tim eProc PLN—eP&PNA)


Sumber :
ebisnis.wordpress.com
eproc.pln.co.id
REI eBook-ElectronicProcurement