Enterprise Resources Planning (ERP)

Pada puncak dari keseluruhan aplikasi yang kita bahas adalah ERP. Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.(Brady, Monk dan Wagner 2001,p15) 

Menurut kelompok Enterprise Resources Planning dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang terintegrasi kepada seluruh proses bisnis dari sebuah perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa yang digunakan untuk perencanaan dan pengendalian penjualan, produksi, akuntansi, dan distribusi untuk mengoptimalkan proses bisnis perusahaan dan mengelola sumber daya perusahaan secara lebih efektif dan efisien.

Dalam ERP biasanya terbagi atas modul utama Operasi dan modul pendukung Finansial, Akunting dan Sumber Daya Manusia, berikut modul-modul utama ERP 

1. Modul Operasi. Terdiri atas General Logistic, Sales and Distribution, Materials Management, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management 
2. Modul Finansial dan Akunting. Terdiri atas General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling 
3. Modul Sumber Daya Manusia Terdiri atas Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management

Lalu apa manfaat TI dalam ERP??? 

perlu diketahui bahwa 20% bagian dari ERP adalah TI. dan 80% lainnya merupakan pengetahuan bisnis, ekonomi, manajemen, dlsb. 

• Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi. 
• Meningkatkan efisiensi biaya 
• Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu 
• Database dapat dilihat dan diperbarui setiap saat. 
• Dengan TI kita dapat melihat maupun memperbaharui database

Pada posting sebelumnya, kami sudah membahas arsitektur bisnis, dalam hal ini terdapat hubungan antara arsitektur bisnis dengan ERP. Enterprise Resource Planning (ERP) : sistem informasi pendukung e-business, yang menyediakan berbagai macam kebutuhan perusahaan seperti supply chain, CRM, marketing, warehouse, shipping, dan payment serta mampu melakukan otomatisasi proses bisnis atau menyangkut hubungan dalam-internal perusahaan tersebut dan dari kesemuanya ini adalah hal yang menjadi arsitektur e-business atau hal yang menjadi dasar suatu e-business

.

Perlu diketahui pada perusahaan yang mengimplementasikan ERP banyak diantaranya mengalami kegagalan. Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP dalam perusahaan, yaitu :

• Ketika tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive. Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan terhadap proses business. Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive. 
• Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja. Proyek ERP tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail, dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. 
• Ketika tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager yang full time Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab. 
• Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja. Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek implementasi umunya hanya menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya.
• Ketika tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi. Dalam implementasi ERP, dokumentasi adalah salah satu kata kunci. Setiap pihak yang terlibat didalamnya harus melakukan dokumentasi sehingga bisa diketahui sudah sampai dimana proses dan prosedur implemnatsi yang dilakukan.
• Kekurangan atau kegagalan di Training. Training memberikan peran yang besar untuk menentukan sukses tidaknya implementasi dan instalasi dari ERP. Karyawan yang selama ini bekerja dengan prosedur yang telah ada dan akan berubah tentu sesuatu yang sulit, tapi perubahan bisa dilakukan dengan meberikan training bagi para implementor dan user sehingga saat system dijalankan maka para user sudah mengetahui apa yang akan dilakukan. 
• Kesulitan perubahan cultur di organisasi. Orang biasanya cenderung mempertahankan comfort zone, dimana jika sudah merasa nyaman akan sangat sulit untuk melakukan perubahan, apalagi jika sampai saat tersebut semua operasi dan prosedur dirasa sudah cukup baik tanpa perlu memakai suatu system baru dalam hal ini ERP. Salah satu kendala terbesar dalam implementasi ini adalah merubah cultur ini. Jika seseorang terlambat atau salah dalam melakukan entry data, maka dampaknya akan sangat panjang kedepannya. Cultur ini yang mesti diubah dan dijelaskan kesemua pihak yang terlibat didalamnya

Dalam beberapa pandangan ERP sering disebut E-Business, hal ini dapat dikatakan benar, karena di dalam ERP semua sistem harus terintegrasi yang artinya harus berhubungan dengan baik. Baik itu marketting, produksi, pembelian dan accounting dari semua transaksi maupun SDM kesemuanya harus terintegrasi. Jika ada salah satu sistem yang gagal maka kesemua sistem akan gagal. Hal ini juga berlaku pada E-Business, dimana E-Business adalah suatu rangkaian sistem yang terintegrasi dan proses dimana sebuah organisasi atau perusahaan bisnis melakukan proses tersebut pada saluran jaringan pada sebuah media elektronik komputer. Pada E-Business maupun ERP harus mempunyai integrasi sistem dan keduanya juga dilakukan pada saluran jaringan pada sebuah media elektronik komputer.

Sumber

www.portalhr.com
Wawan, Falahah(2007),Enterpise Resource Planning:MenyelaraskanTeknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung
Jurnal Enterprise Resource Planning UI - Eka Wijayanti.